Con il termine “prima nota” si fa riferimento a un documento contabile che registra i movimenti bancari e le operazioni di cassa, ossia le entrate e le uscite di denaro contante, non visibili nell’estratto conto bancario. Quando si considerano esclusivamente le operazioni in contante, si parla di prima nota cassa.
Questo strumento è essenziale per monitorare il flusso di cassa di un’azienda, garantendo la tracciabilità delle transazioni effettuate senza l’ausilio di bonifici o altre modalità di pagamento dei quali non vi è traccia nell’estratto conto. Esistono diversi strumenti per redigerla, ma un programma per la gestione della prima nota è in genere una delle scelte più apprezzate.
Come funziona la prima nota
La prima nota si presenta come una tabella, dove ogni riga corrisponde a una singola transazione. In queste vanno inserite informazioni essenziali: la data dell’operazione, la descrizione (ad esempio il tipo di pagamento o ricevuta), l’importo effettivo, la dicitura “entrata” o “uscita” per identificare il tipo di movimento e infine il documento fiscale di riferimento, come il numero di scontrino, fattura o bonifico.
I movimenti da registrare nella prima nota sono vari, o il pagamento di una fattura di acquisto, la ricevuta di una fattura, il pagamento di bollette, affitti, tasse, e simili, nonché il versamento o il prelievo di contante sul conto bancario. Inoltre, devono essere registrate tutte le operazioni bancarie, come i bonifici o gli acquisti con carta di credito, nel caso in cui si tenga traccia anche delle operazioni bancarie, non solo delle transazioni in contante.
Sebbene non esistano obblighi fiscali specifici, è consigliabile aggiornare la prima nota quotidianamente. In questo modo si possono evitare accumuli di operazioni da registrare in un’unica volta, semplificando la gestione contabile e riducendo il rischio di errori.
Registrare le transazioni giornalmente permette anche di tenere sotto controllo la situazione finanziaria in modo costante e di avere sempre un quadro preciso delle entrate e uscite, migliorando l’efficienza e la trasparenza delle operazioni.
Come redigere la prima nota
Esistono diversi strumenti per gestire la prima nota. Un’opzione semplice è l’uso di un blocco di fogli, dove si può creare una tabella per inserire le informazioni necessarie.
Un’alternativa più pratica è l’utilizzo di un foglio di calcolo, che consente di registrare le operazioni e fare calcoli velocemente. Tuttavia, una scelta molto apprezzata e tendenzialmente preferita è quella di un software dedicato, in quanto facilita la gestione delle entrate e uscite, eliminando il rischio di errori.
La registrazione manuale può portare a imprecisioni, mentre un software automatizza i processi, riducendo anche i tempi di elaborazione. Tuttavia, bisogna sceglierlo con attenzione.
Il programma ideale per la prima nota, infatti, dovrebbe essere semplice da usare e completo nelle funzionalità. Deve associare i movimenti a fatture e documenti aziendali, riducendo il lavoro manuale, e deve fornire reportistica e analisi per monitorare l’andamento delle finanze aziendali. Inoltre, la sicurezza dei dati è fondamentale, quindi un buon software deve includere sistemi di backup e crittografia per proteggere le informazioni sensibili.
È fondamentale, infine, tener conto della possibilità di integrazione con altri software aziendali, come quelli per la gestione finanziaria o CRM, per semplificare il flusso di lavoro.
